3 recomendaciones para el control de información documentada

 

Me han preguntado mucho, sobre la forma correcta para el control de información documentada, en un sistema de gestión de calidad, por eso hoy les voy a explicar la forma adecuada y más eficiente, en que deberían gestionar toda la información documentada que se genere en su organización.

Pero antes quiero dejar claro que cualquier empresa, de cualquier tamaño, independiente de si cuenta o no con un sistema de gestión funcionando, debería mantener información documentada y además la necesita gestionar de forma adecuada, para que sea un soporte para la operación de su empresa.

Por lo tanto, el contenido de este articulo les aplica a todas las empresas, ya sea que tengan un sistema de gestión de calidad, de seguridad alimentaria, seguridad de la información o cualquier otro sistema de gestión.

¿Para qué sirve el control de información documentada?

Mantener información documentada te sirve para una parte vital en el funcionamiento de tu empresa, eso es la estandarización, esto porque cuando documentas un proceso, cuando defines cómo se deberían ejecutar las actividades, te aseguras de que éstas sean repetibles, sin importar quien las haga. Por supuesto con la premisa de que las personas que ejecuten esas actividades deben estar perfectamente capacitadas.

Recomendaciones para el control de información documentada

Te voy a dejar tres recomendaciones, que te permitirán lograr una gestión de la información documentada eficiente y que aporte valor en tu organización.

1. Mapeo de procesos para hacer la documentación inicial

Es muy importante que cuando vas a documentar los procesos de tu empresa, sigas una metodología, que te permita identificar cuáles son los procesos de tu organización, y ver cómo interactúa cada uno de ellos, entonces podrás asignar los objetivos que pretendes alcanzar de los procesos con los recursos que tienes, además veras si es necesario adquirir nuevos recursos para que los procesos te den esos resultados.

2. Mantener sencilla la metodología para el control de información documentada

La forma de controlar los documentos no tiene por qué aportar más complejidad a tu organización, he visto empresas en donde agregan de a gratis una complejidad a la gestión de la información documentada. Por ejemplo, sistemas de jerarquías en tipos de documentos, en donde dependiendo si es un procedimiento de dirección, un procedimiento operativo, o un procedimiento administrativo, cada uno de estos tienen una forma de gestionarse diferente.

Otro ejemplo, empresas en donde mantienen sistemas de codificación de documentos demasiado complejos (BC-CAL-PO-08), muchas veces las empresas ni siquiera son tan grandes, como para que ameriten tener tanta complejidad en la codificación de sus documentos.

Aunque estos dos ejemplos puedan parecer sencillos o que son solamente detalles, te aseguro que al momento en que llevas esto a la ejecución, si representa una complejidad adicional a tu sistema de gestión, así que, por favor, mantén esto lo más sencillo posible.

Un sistema de codificación en el que en el que solamente se indique el tipo de documento y un número consecutivo (PRO-08), es suficiente para mantener códigos únicos para cada tipo de documento.

3. Utiliza solo los documentos que tengan sentido en tu empresa

Es un principio fundamental en cualquier empresa, ya que la estructura o los tipos de documentos que vas a utilizar, deben ser los que le aporten valor a la operación de tu organización. Olvídate si alguien te dijo que los documentos deberían tener una cantidad de secciones o si te dijeron que debe existir toda una gama o tipo de documentos en tu empresa.

Los documentos tienen que ser dinámicos y tienen que aportarle valor a la persona que los consulta, por ejemplo, yo he visto procedimientos en donde hubieran quedado perfectamente claros y eficientes, si se hubieran documentado sólo en dos páginas, sin embargo, se agregan una infinidad de secciones a los documentos y terminan siendo procedimientos de diez o quince páginas, que la verdad hasta da flojera leerlos. Muchas veces nos genera incluso el resultado contrario, por tener tanta información en un solo documento, se pierde el enfoque y las personas no lo entienden bien.

Sigue estas recomendaciones y te vas a dar cuenta como la gestión de los documentos, realmente va a ser eficiente y no va a representar una carga adicional para tu empresa. Si te das cuenta de que en tu organización, el simple hecho de gestionar los documentos le está agregando más complejidad, o más problemas a tus procesos que la operación misma, entonces, deberías modificar inmediatamente la forma en la que llevas el control de información documentada.

Tipos de documentos para el control de información documentada

Todos los documentos son diferentes en su tipo, tienen objetivos muy distintos, entonces para que no se utilicen indiscriminadamente, vamos a ver cuáles son estos documentos y cuál es el uso correcto que debe tener cada uno de ellos.

Es importante recordar, que no es forzoso tener en tu empresa todos estos tipos de documentos, éstos sólo son los más comunes, si no te van a agregar valor, no es una regla que deben estar presentes.

1. Procedimientos

En la pirámide de una estructura documental, en la punta están los procedimientos, son aquellos documentos en los que indicas las actividades que se necesitan hacer, para transformar la entrada o las entradas de un proceso en las salidas de ese mismo proceso, por lo tanto, debería haber tantos procedimientos como procesos existan en una organización.

Antes de los procedimientos había otro tipo de documento, estaba hasta arriba en la pirámide, estos documentos eran los manuales, en estos momentos ya no se utilizan tanto, de hecho, las normas ISO ya los eliminan de sus requisitos, porque realmente los manuales no les aportan valor a las organizaciones. Simplemente eran documentos en donde existía un compendio de toda la estructura documental de una organización, pero nadie los utilizaba, nadie los consultaba. Salvo que, en tu organización, realmente les estén dando un uso importante y que sí les aporten valor, yo te recomiendo que los elimines de tu sistema de gestión documental.

Al no existir los manuales, lo que queda como un tipo de documento con mayor jerarquía son los procedimientos.

2. Políticas

Para que las actividades definidas en los procesos se ejecuten de manera adecuada, muchas de ellas van a tener reglas de ejecución, esas reglas de ejecución son las políticas, nos van a permitir definir claramente cuáles son las reglas del juego, como deberíamos ejecutar las actividades y qué cosas se deben respetar, para evitar que se tomen permisos que no se debería al momento de realizar cualquier actividad. Entonces las políticas son otro tipo de documento que se desprende de los procedimientos, nos sirve para definir las reglas.

3. Instructivos de trabajo

Además, hay actividades que, por su naturaleza, tienen un grado de complejidad mayor, ya sea utilizar un equipo, una máquina o un software y necesitan definir claramente cómo se hace esa actividad, para esto se utilizan los instructivos de trabajo, en estos se define paso a paso cómo ejecutar una actividad específica. Dependiendo de si en tu empresa tienen actividades que son muy complejas de realizar, los instructivos pueden ser un tipo de documento que esté o no presente.

4. Especificaciones

Al momento de ejecutar ciertas actividades, se puede hacer referencia al producto, a una materia prima o a un servicio de la empresa, para esto se utilizan las especificaciones, son documentos que nos permiten definir parámetros de productos, servicios, material prima o de operación de un proceso.

5. Registros

Hay algunas actividades descritas en los procedimientos, de las que necesitas dejar evidencia de que se realizaron, para esto existen los formatos o también conocidos como registros, son documentos que te permiten mantener evidencia de que una actividad o una serie de actividades fueron realizadas de manera adecuada. Por ejemplo, puede haber registros que te permitan ver, bajo qué parámetros y en qué condiciones estuvo operando una máquina durante el tiempo de una producción.

¿De donde obtener la información documentada para mi empresa?

Las fuentes de donde se va a desprender toda la información documentada son tres;

  • Los procesos de la organización.
  • Requisitos de normas.
  • Políticas que tiene la propia organización.

Espero que este vídeo te dé una orientación clara sobre los objetivos para mantener una gestión de documentos, y sobre algunas pautas básicas que necesitas seguir para que la gestión sea eficiente y no te aporte mayor complejidad de la que necesitas en tu organización.

Comparte este post
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Ing. Israel Munguia

Ing. Israel Munguia

Soy Consultor e Instructor en BEIRA Consultores y BEIRA Training. He tenido la oportunidad de ver muchos casos de éxito en todas las empresas que he asesorado, eso ocasiona que tenga una gran pasión por ayudar a que las empresas apliquen las herramientas de crecimiento y mejora continua. Estoy convencido que las empresas son la vía para fortalecer nuestro país, eso me motiva a llevar mi experiencia a los líderes que se esfuerzan en hacer crecer sus empresas con cada decisión.