En respuesta a las frecuentes consultas sobre el control de información documentada en un sistema de gestión de calidad, hoy les explicare la forma correcta y eficiente para gestionarla en su organización.
Es importante destacar que todas las empresas, sin importar su tamaño o si tienen un sistema de gestión en funcionamiento, deben mantener y gestionar adecuadamente la información documentada como respaldo para su operación.
Por lo tanto, el contenido de este artículo es relevante para todas las empresas, ya sea que tengan un sistema de gestión de calidad, seguridad alimentaria, seguridad de la información o cualquier otro sistema de gestión.
¿Cuál es la importancia del control de información documentada?
El control de la información documentada es clave para el éxito de tu empresa, ya que facilita la estandarización. Al documentar los procesos y establecer la forma en que se deben llevar a cabo las actividades, te aseguras de que sean repetibles sin importar quién las realice. Por supuesto, es fundamental que las personas encargadas de ejecutar dichas actividades estén adecuadamente capacitadas.
Recomendaciones para el control de información documentada
Aquí tienes tres recomendaciones que te ayudarán a lograr una gestión eficiente de la información documentada, aportando valor a tu organización:
1. Mapeo de procesos para hacer la documentación inicial
Es crucial seguir una metodología al documentar los procesos de tu empresa. Esto te ayudará a identificar los distintos procesos dentro de tu organización y comprender su interacción. Al hacerlo, podrás asignar objetivos claros a cada proceso, considerando los recursos disponibles. Además, te permitirá evaluar si es necesario adquirir nuevos recursos para obtener los resultados deseados.
2. Mantener sencilla la metodología para el control de información documentada
Controlar los documentos en tu organización no tiene que complicar las cosas innecesariamente. He visto empresas que agregan complejidad a la gestión de la información documentada sin razón. Por ejemplo, utilizan sistemas jerárquicos para clasificar documentos según si son procedimientos de dirección, operativos o administrativos, lo que implica diferentes formas de gestión para cada uno.
Otro ejemplo es el uso de sistemas de codificación excesivamente complejos (por ejemplo, BC-CAL-PO-08). A menudo, estas empresas no son lo suficientemente grandes como para justificar tanta complejidad en la codificación de documentos.
Aunque parezcan detalles simples, te aseguro que, al implementarlos, agregan complejidad adicional a tu sistema de gestión. Por favor, trata de mantener las cosas lo más sencillas posible.
Un sistema de codificación que indique únicamente el tipo de documento y un número consecutivo (por ejemplo, PRO-08) es suficiente para asegurar códigos únicos para cada tipo de documento.
3. Utiliza solo los documentos que tengan sentido en tu empresa
Es fundamental en cualquier empresa utilizar una estructura y tipos de documentos que aporten valor a la operación de la organización. No te preocupes por seguir reglas preestablecidas sobre la cantidad de secciones o el tipo de documentos que se deben tener.
Los documentos deben ser dinámicos y brindar valor a quienes los consultan. Por ejemplo, he visto procedimientos que podrían haber sido claros y eficientes si se hubieran documentado en tan solo dos páginas. Sin embargo, se agregan infinitas secciones que terminan convirtiendo los procedimientos en documentos de diez o quince páginas, lo cual resulta tedioso de leer. A veces, incluso genera el efecto contrario, ya que, al tener tanta información en un solo documento, se pierde el enfoque y las personas no lo entienden bien.
Sigue estas recomendaciones y verás cómo la gestión de documentos se vuelve realmente eficiente, sin representar una carga adicional para tu empresa. Si te das cuenta de que la gestión de documentos está agregando más complejidad o problemas a tus procesos que la propia operación, es momento de modificar la forma en que controlas la información documentada.
Tipos de documentos para el control de información documentada
Cada tipo de documento tiene objetivos y propósitos distintos. Para evitar un uso indiscriminado, es importante comprender qué documentos existen y cuál es su correcto uso.
Es crucial recordar que no es obligatorio tener todos estos tipos de documentos en tu empresa. Los siguientes son los más comunes, pero si no agregan valor a tu organización, no es una regla que deban estar presentes. Es importante adaptarlos según tus necesidades específicas.
1. Procedimientos
En la estructura documental, los procedimientos se encuentran en la cúspide de la pirámide. Estos documentos describen los pasos específicos a seguir para convertir las entradas de un proceso en las salidas correspondientes. Son detallados y orientados a la ejecución. Por lo tanto, en una organización, debería haber tantos procedimientos como procesos existan.
Antes de los procedimientos, solían ubicarse en la parte superior de la pirámide los manuales. Sin embargo, en la actualidad, su uso ha disminuido considerablemente. Incluso, las normas ISO han eliminado los requisitos relacionados con los manuales, ya que se ha demostrado que no aportan un valor significativo a las organizaciones. Los manuales solían ser una recopilación de la estructura documental de una organización, pero rara vez eran consultados o utilizados. A menos que en tu organización se les dé un uso relevante y realmente aporten valor, te recomendaría eliminarlos de tu sistema de gestión documental.
Dado que los manuales ya no son utilizados, los procedimientos se convierten en el tipo de documento de mayor jerarquía en la estructura.
2. Políticas
Para asegurar una correcta ejecución de las actividades definidas en los procesos, muchas de ellas requerirán reglas específicas, las cuales se conocen como políticas. Estas políticas nos permiten establecer de manera clara las reglas del juego, indicando cómo deben llevarse a cabo las actividades y qué aspectos deben respetarse. Su propósito es evitar que se tomen decisiones o se realicen acciones que no estén permitidas durante la ejecución de cualquier actividad. En resumen, las políticas son un tipo de documento que se deriva de los procedimientos y nos ayuda a definir las reglas que se deben seguir.
3. Instructivos de trabajo
Asimismo, algunas actividades, debido a su naturaleza o nivel de complejidad, requieren instrucciones detalladas sobre cómo llevarlas a cabo. Esto puede incluir el uso de equipos, maquinaria o software específico. Para este propósito, se utilizan los instructivos de trabajo, los cuales describen paso a paso cómo ejecutar una actividad en particular. La existencia de instructivos de trabajo como tipo de documento puede variar según la complejidad de las actividades realizadas en tu empresa. Si hay actividades que son especialmente complejas y requieren instrucciones precisas, los instructivos de trabajo pueden ser un componente importante en tu sistema de documentación.
4. Especificaciones
Durante la ejecución de ciertas actividades, es común hacer referencia a productos, materias primas o servicios proporcionados por la empresa. Para este propósito, se utilizan las especificaciones, que son documentos que nos permiten definir los parámetros y características de dichos elementos. Las especificaciones pueden abarcar desde detalles técnicos y de calidad de los productos, hasta requisitos específicos para el uso de materias primas o la operación de un proceso. Estas especificaciones son importantes para garantizar la consistencia, calidad y adecuación de los productos, servicios o materias primas utilizados en las actividades de la empresa.
5. Registros
Efectivamente, algunas actividades descritas en los procedimientos requieren dejar evidencia de su realización. Para este propósito, se utilizan los formatos o registros, que son documentos diseñados para mantener un registro de que una actividad o una serie de actividades se llevaron a cabo de manera adecuada. Los registros proporcionan evidencia tangible de que se siguieron los procedimientos establecidos y permiten rastrear información relevante sobre la actividad realizada.
Por ejemplo, en el contexto de la operación de una máquina durante un proceso de producción, se pueden utilizar registros que registren los parámetros y condiciones bajo los cuales la máquina operó durante ese tiempo. Estos registros son valiosos para el seguimiento, control de calidad y para futuras referencias en caso de ser necesario.
Los formatos o registros son herramientas fundamentales para mantener un historial de las actividades realizadas, asegurar la trazabilidad y respaldar la toma de decisiones basadas en datos concretos.
¿De dónde obtener la información documentada para mi empresa?
Existen tres fuentes principales de donde se deriva toda la información documentada:
- Los procesos de la organización: Los procesos son la base de las actividades realizadas en una organización. La documentación se desprende de estos procesos, ya que los procedimientos, instructivos y registros se crean para describir y respaldar las actividades y tareas específicas que se llevan a cabo en cada proceso.
- Requisitos de normas: Las normas y estándares, como las normas ISO, establecen requisitos y directrices para la gestión de documentos y procesos en una organización. Estos requisitos actúan como una fuente de información para la documentación, ya que se deben cumplir ciertos criterios y lineamientos específicos establecidos por las normas.
- Políticas de la organización: Las políticas internas de la organización también juegan un papel importante en la documentación. Estas políticas definen las reglas, directrices y principios que guían las actividades y decisiones dentro de la organización. La documentación se basa en estas políticas para asegurar que se cumplan los lineamientos establecidos.
Espero que este contenido te haya brindado una orientación clara sobre los objetivos de mantener una gestión de documentos y te haya proporcionado algunas pautas básicas para lograr una gestión eficiente, sin agregar una complejidad innecesaria a tu organización.
