Implementar la norma ISO 9001 representa un desafío significativo para las empresas. Como consultor, he recibido numerosas solicitudes de ayuda por parte de empresas que buscan corregir sus sistemas de gestión de calidad. Aunque estas empresas ya cuentan con la certificación ISO 9001:2015, sus sistemas de gestión no han logrado despegar y no generan resultados tangibles que impulsen la mejora y el logro de objetivos.
En muchos casos, el sistema de gestión se ha vuelto burocrático y ha generado una separación entre las actividades diarias de la empresa y las tareas necesarias para cumplir con el sistema de gestión de calidad. Esta situación ha obligado a las personas a tomar decisiones entre realizar las actividades que impulsan los objetivos de la empresa o aquellas que exige el sistema de gestión de calidad. Es evidente que esta situación no puede continuar.
En este articulo te voy a decir cuáles son los tres errores que yo he identificado que ocasionan que un sistema de gestión de calidad basado en ISO 9001:2015 no de resultados, y por lo tanto sea sólo un adorno para la empresa en donde está implementado.
Síntomas de errores al implementar ISO 9001
Primero te voy a decir tres síntomas claros, que te avisan que tu sistema de gestión de calidad tiene un problema que necesita solución inmediata;
- Desde el momento en que se implementó el sistema de gestión de calidad, no ha representado cambios de mejora para la empresa, no se han visto resultados positivos que partan del hecho de tener un sistema de gestión de calidad implementado.
- No logras que las personas cumplan con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad, sobre todo en las auditorias te das cuenta de los típicos casos recurrentes en los cuales el personal no cumple con todo lo que está establecido en el sistema, no llenan sus formatos, no cumplen con sus procedimientos, no aplican las políticas.
- Tu empresa se ha vuelto completamente burocrática, a tal nivel que a todas las actividades que necesitas hacer para que tu empresa funcione, para entregar los productos o los servicios, tienes que sumarle una carga enorme de actividades que te pide el sistema de gestión de calidad que tienes implementado.
¿Por qué no funciona bien el Sistema de Gestión de Calidad?
Sé que esto no te va a gustar, pero es completamente real, no es culpa de la norma ISO 9001 que tu sistema de gestión de calidad no esté funcionando, esto se debe a que se cometieron errores muy puntuales al momento de implementar ISO 9001.
Pero antes de ver cuáles son los tres errores, tengo que aclararte una cosa, aunque no lo creas, hay muchas personas que piensan que con el simple hecho de obtener una certificación de ISO 9001 y de colgar el certificado en la pared, automáticamente su empresa va a mejorar y todos los días va a operar de tal manera que los resultados se van a ver automáticamente, y eso ¡no sucede así!
Un sistema de gestión de calidad debe ser mantenido y mejorado constantemente, para lograr que después lleguen esos resultados a la empresa, entonces asegúrate de mantener y mejorar tu sistema de gestión de calidad, porque a partir de que logren que ese sistema madure, es cuando van a empezar a ver mayores resultados.
Los tres errores que más daño causan al implementar ISO 9001
- No diseñar y documentar el sistema de gestión de calidad específicamente para la empresa en la que va a funcionar, ¡así es! cuando voy a esas empresas a ayudarles a corregir los sistemas de gestión de calidad y les pregunto cómo hicieron la implementación, una respuesta muy común es que trajeron documentos de otras empresas o que implementaron los requisitos de ISO 9001:2015 basándose completamente en los documentos (procedimientos, políticas, registros, etc.) que encontraron en Internet o que les pasaron personas que trabajan en otras empresas.
- La falta de compromiso, este es un error más común de lo que puedes imaginar, en muchas empresas no logran que la alta dirección o los colaboradores se comprometan y se involucren con su sistema de gestión de calidad.
- No se implementa el sistema de gestión de calidad enfocado en la misma dirección hacia dónde se dirige la empresa, esto quiere decir que implementamos los requisitos de la norma ISO 9001 en su manera más básica, pero sin asegurarnos de que estén enfocados para impulsar a la empresa hacia el camino a dónde se dirige, entonces nuestro sistema de gestión de calidad queda chico con respecto a las intenciones que tiene la empresa en su visión de crecimiento.
Como cada uno de los errores que acabamos de ver tiene su trasfondo y tiene mucha información que es muy importante analizar y profundizar, sería muy complicado que en un solo artículo te hable de todos sus detalles, por lo tanto voy a escribir un artículo específico para cada uno de los errores, si te interesa analizar cada uno de esos errores a profundidad, porque ya los tienes presente en tu empresa y quieres ver cómo resolverlo o si apenas vas a implementar tu sistema de gestión de calidad y quieres asegurarte de no cometerlos, te invito a que vayas a verlos, te voy a dejar un enlace a cada uno de ellos:
