En tu empresa ya se implementó un sistema de gestión de calidad basado en ISO 9001:2015, sabes que está bien diseñado y documentado, pero aun así ¿no logras que las personas cumplan con todas sus responsabilidades? ¿Tienes la impresión que al personal no le importa el sistema de gestión de calidad? ¿no logras que la alta dirección se involucre en las actividades del sistema de gestión de la calidad?
Seguramente tienes un problema de falta de compromiso.
En este artículo vamos a continuar con el análisis que estamos haciendo de todos los errores que se pueden cometer al implementar ISO 9001. Te voy a decir cómo se da la falta de compromiso en una empresa y además si apenas vas a comenzar con la implementación, te voy a decir qué puedes hacer para evitar que esto te pase.
La falta de compromiso es un tema complicado, a nadie nos gusta que nos digan que no tenemos el compromiso para hacer o participar en algo, pero no siempre la falta de compromiso es algo que se hace con total conciencia, hay muchas ocasiones que no logras el compromiso de una persona o un grupo de personas simplemente por factores muy específicos, me voy a centrar en esos factores que te pueden estar ocasionando no tener el compromiso de las personas que necesitas.
Vamos a comenzar por separar la falta de compromiso de la alta dirección y la falta de compromiso de los colaboradores o del personal que forma parte de tu empresa.
Falta de compromiso de la Dirección en el Sistema de Gestión de Calidad
De los dos casos que vamos a analizar hoy, la falta de compromiso de la alta dirección es el tema más complicado y el que más va a impactar en el rendimiento del sistema de gestión de calidad, entonces, tienes que poner mucha atención en este caso. Yo identifico principalmente dos motivos por los cuales como alta dirección no nos involucramos en el sistema de gestión de calidad:
- Porque vemos la necesidad de implementar el sistema de gestión de calidad como una obligación para la empresa; Te explico, me he dado cuenta de que la mayoría de las veces que en una empresa se decide implementar un SGC, para después lograr una certificación de ISO 9001:2015, es porque un cliente o un prospecto, les está poniendo como condicionante que tengan la certificación de ISO 9001 o de lo contrario no pueden ser sus proveedores.
- Porque como directores muchas veces no logramos entender que un sistema de gestión de calidad realmente es una vía rápida que te permite llevar a tu empresa a otro nivel, es una vía de crecimiento, tal vez pienses que la norma ISO 9001 solamente se enfoca en que logres mejorar la calidad de tus productos o servicios y que logres la satisfacción de los clientes, y efectivamente son dos de los pilares de la norma ISO 9001, y ya son motivo suficiente como para querer implementarla en la empresa, pero lo que nadie te dice es que un sistema de gestión de calidad, si está bien implementado, te da herramientas con mucho potencial que te van a permitir lograr que tu empresa crezca y que llegue a los niveles que esperas.
Falta de compromiso del personal en el Sistema de Gestión de Calidad
He identificado cuatro motivos principales, por los cuales el personal de tu empresa no va a tener el compromiso que se necesita para asegurar la eficacia del sistema de gestión de calidad:
- Porque no tomas en cuenta el personal en el momento que diseñas y documentas el sistema de gestión de calidad, acéptalo si estuvieras del otro lado y simplemente llegan y te dicen cuáles son los procedimientos que te aplican, sin tomarte en cuenta para la definición de tus procedimientos, seguramente vas a tener un sentimiento de que no te consideraron aun cuando eres el experto en tu proceso. Ese es uno de los motivos principales por los que muchas personas deciden simplemente no seguir o no respetar un procedimiento.
- Por no capacitar al personal que va a utilizar los documentos del sistema de gestión de calidad, he visto muchas veces que solo les dicen en dónde están los procedimientos para que los lean, pero nunca se aseguran de capacitarlos y que todos entiendan a detalle el procedimiento, entonces no puedes esperar que una persona cumpla con sus procedimientos si nunca la capacitas.
- Porque nadie les transmite la importancia que tiene el sistema de gestión de calidad para la empresa y además la importancia que tienen sus actividades en el éxito del mismo, muchas personas ven a un sistema de gestión de calidad o ven la certificación de ISO 9001:2015 como algo que tienen que hacer solo ciertas personas (sus jefes o los responsables de calidad).
- Porque ellos ven que la alta dirección no está comprometida con el sistema de gestión de calidad, por eso te decía anteriormente que el compromiso de la alta dirección es tan importante, simplemente es permeable ese compromiso hacia todo el personal de la organización, si las personas ven que el director no está comprometido, que el director no cumple con los procedimientos o las políticas, que el director mismo les pide que se salten sus procedimientos o políticas, el personal nunca va a estar comprometido.
Consecuencias de la falta de compromiso con ISO 9001:2015
- Nunca va a haber los recursos necesarios para el funcionamiento óptimo del sistema de gestión de calidad.
- Toda la carga y la responsabilidad del SGC va a caer sobre los responsables de este, esto quiere decir que van a vivir con una frustración eterna y con un trabajo que nunca termina, porque está representando una carga, y ellos se están dedicando a asegurarse de parchar los errores que suceden o a completar las cosas que se están dejando de hacer por la falta del compromiso, en lugar de optimizar el SGC.
- El sistema de gestión de calidad solo se ve representado por un certificado colgado en la pared, no te aporta ningún valor para la empresa.
¿Cómo solucionar la falta de compromiso?
Primero debes asegurarte de que la alta dirección esté convencida del sistema de gestión de calidad, si tú eres la alta dirección debes entender de una vez, que tienes en tus manos una herramienta con un potencial enorme para ayudar a que tu empresa crezca, necesitas comenzar a involucrarte, pedir resultados, tener todo el compromiso.
Si tú eres el responsable del sistema de gestión de calidad, tienes la tarea de convencer a tu alta dirección, te recomiendo que saques estadísticos, cuánto le está costando a la empresa los errores que se cometen por no seguir bien el sistema de gestión de calidad, y te recomiendo que lo hagas en dinero, que le digas a la alta dirección cuánto le está costando no hacer las cosas bien, también te recomiendo que juntes información en la cual le digas a tu alta dirección, cuánto está dejando de ganar la empresa por no aprovechar todas las herramientas que tiene el sistema de gestión de calidad.
Cuando tú le das datos duros a la alta dirección, sobre todo, enfocados en el dinero que se está perdiendo o que no se está ganando por no tener bien implementado un sistema de gestión de calidad, es muy probable que le den importancia y te comiencen a respaldar.
Con el personal lo que te recomiendo es que identifiques, cuáles son las personas que te están dando problemas, que no están respetando los procedimientos y que por lo tanto no cumplen con sus responsabilidades, una vez que tengas identificadas a esas personas, deberías acercarse para pedirles una recomendación sobre los procedimientos, que te digan si los documentos están bien definidos o si ellos creen que se puedan mejorar, con eso te vas a asegurar de meterlos en el juego de hacerlos parte. Si te recomiendan cambios en los documentos van a tener que seguirlos de lo contrario no estarían cumpliendo con lo que ellos mismos dijeron.
También te recomiendo que hagas campañas de difusión, para que todos entiendan la responsabilidad que tienen en el sistema de gestión de calidad, la importancia de las actividades que hacen todos los días, y la importancia de que el sistema de gestión de calidad funcione bien en la empresa.
Ahí está toda la información, espero que sea de mucha utilidad para ti, que puedas aplicar estas recomendaciones para que tu sistema de gestión de calidad comience a funcionar, que logres el compromiso de todas las personas involucradas en tu empresa.
En el próximo articulo vamos a analizar el último de los errores que podemos cometer, cuando implementamos un sistema de gestión de calidad, te dejo aquí el enlace para que vayas a verlo y te asegures de no caer o veas cómo puedes solucionarlo si es que ya estás pasando por ahí.
